Oficina de Partes

La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo depende directamente del Secretario Municipal.

Es el permiso que debe tener cualesquier actividad económica, sea cual fuere su naturaleza o denominación, y que autoriza la municipalidad para el desarrollo de la actividad económica.

La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo deberá cumplir con las siguientes funciones:

• Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal correspondiente.

• Guardar y conservar registros numerados correlativamente de decretos, decretos de registros, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad.

• Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior.

• Ingresar, clasificar y distribuir la correspondencia oficial.

• Retirar la correspondencia de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General de la República, Intendencia y demás organismos públicos diariamente.

• Solicitar a los organismos oficiales por intermedio de su superior directo, la documentación requerida.

• Guardar y Conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio y consignarla por materia, en forma lógica y ordenada conforme a pautas establecidas.

• Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde y las distintas unidades municipales, con relación a la documentación recibida, despachada o archivada en la unidad.

• Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicios, circulares y otros a quienes corresponda.

• Ingresar en forma metódica y ordenada las presentaciones o reclamos efectuados por la comunidad e informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o presentaciones indicando la distribución y trámites que se haya dispuesto para cada uno de ellos.

• Velar por la oportuna y eficaz respuesta de las presentaciones o reclamos por parte de las unidades municipales correspondientes, dentro del plazo máximo de treinta días hábiles, según lo establece la ley, manteniendo informados a su superior jerárquico y al administrador Municipal.

• Registrar y archivar las respuestas a las presentaciones o reclamos.

• Mantener actualizadas las bases de datos relacionadas con la correspondencia y archivos.

• Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal.

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