Oficina de Partes
La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo depende directamente del Secretario Municipal.
Es el permiso que debe tener cualesquier actividad económica, sea cual fuere su naturaleza o denominación, y que autoriza la municipalidad para el desarrollo de la actividad económica.
La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo deberá cumplir con las siguientes funciones:
• Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal correspondiente.
• Guardar y conservar registros numerados correlativamente de decretos, decretos de registros, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad.
• Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior.
• Ingresar, clasificar y distribuir la correspondencia oficial.
• Retirar la correspondencia de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General de la República, Intendencia y demás organismos públicos diariamente.
• Solicitar a los organismos oficiales por intermedio de su superior directo, la documentación requerida.
• Guardar y Conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio y consignarla por materia, en forma lógica y ordenada conforme a pautas establecidas.
• Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde y las distintas unidades municipales, con relación a la documentación recibida, despachada o archivada en la unidad.
• Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicios, circulares y otros a quienes corresponda.
• Ingresar en forma metódica y ordenada las presentaciones o reclamos efectuados por la comunidad e informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o presentaciones indicando la distribución y trámites que se haya dispuesto para cada uno de ellos.
• Velar por la oportuna y eficaz respuesta de las presentaciones o reclamos por parte de las unidades municipales correspondientes, dentro del plazo máximo de treinta días hábiles, según lo establece la ley, manteniendo informados a su superior jerárquico y al administrador Municipal.
• Registrar y archivar las respuestas a las presentaciones o reclamos.
• Mantener actualizadas las bases de datos relacionadas con la correspondencia y archivos.
• Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal.
Dirección Oficina de Partes: Américo Vespucio 6886, La Florida, Santiago.
Casilla de correo número 8, sucursal La Florida.