Oficina de Partes

30 Abril, 2018
Publicado en Municipalidad

La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo depende directamente del Secretario Municipal.

La Oficina de Partes y Reclamos, Sugerencias y Archivo deberá cumplir con las siguientes funciones:

  1. Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal correspondiente.
  2. Guardar y conservar registros numerados correlativamente de decretos, decretos de registros, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad.
  3. Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior.
  4. Ingresar, clasificar y distribuir la correspondencia oficial.
  5. Retirar la correspondencia de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General de la República, Intendencia y demás organismos públicos diariamente.
  6. Solicitar a los organismos oficiales por intermedio de su superior directo, la documentación requerida.
  7. Guardar y Conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio y consignarla por materia, en forma lógica y ordenada conforme a pautas establecidas.
  8. Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde y las distintas unidades municipales, con relación a la documentación recibida, despachada o archivada en la unidad.
  9. Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicios, circulares y otros a quienes corresponda.
  10. Ingresar en forma metódica y ordenada las presentaciones o reclamos efectuados por la comunidad e informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o presentaciones indicando la distribución y trámites que se haya dispuesto para cada uno de ellos.
  11. Velar por la oportuna y eficaz respuesta de las presentaciones o reclamos por parte de las unidades municipales correspondientes, dentro del plazo máximo de treinta días hábiles, según lo establece la ley, manteniendo informados a su superior jerárquico y al administrador Municipal.
  12. Registrar y archivar las respuestas a las presentaciones o reclamos.
  13. Mantener actualizadas las bases de datos relacionadas con la correspondencia y archivos.
  14. Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal.